Non ti senti all’altezza in riunione? 4 azioni per comunicare con autorevolezza

Tra le tante conversazioni nate dopo l’articolo sui conflitti (grazie per i messaggi e i commenti su Linkedin), una domanda mi ha colpita:

“Perché ogni volta che parlo in riunione, ho l’ansia di sembrare all’altezza?”

È una domanda che, in tutta onestà, mi sono fatta anch’io più volte. Sentivo sulle spalle quel peso invisibile che molti professionisti conoscono bene: un sovraccarico reputazionale che non ti viene imposto da fuori, ma che ti imponi da solo, quasi fosse una forma di autodifesa.

Entrare in riunione, spesso, era come entrare in una sala piena di specchi dove il mio istinto naturale non era più quello di comunicare, ma quello di controllare:

• come apparivo.

• l’effetto che avrei fatto.

• che qualcuno alla fine mi dicesse "ottimo intervento, Silvia".

È una dinamica comune tra manager e executive: parlare per legittimarsi, più che per incidere.

Ricordo ancora il consiglio semplice e schietto di uno dei miei primi mentor. Niente paroloni, solamente due verbi:

“Preparati e allineati" 

Cioè: non arrivare in riunione improvvisando, ma sapendo già cosa vuoi portare, che impatto vuoi avere e da quale intenzione stai partendo. 

Nel tempo, ho trasformato quel consiglio in una sequenza di 4 azioni che ancora oggi uso prima di ogni riunione importante, ma anche prima di un evento di networking dove so che ogni scambio potrà aprire (o chiudere) opportunità.

Ecco le 4 azioni. 

Westend61/Getty Images

1. Conosci il tuo valore

Per essere credibile e dimostrare di essere all'altezza della riunione, devi crederci tu per primo. Infatti, non basta sapere il contenuto.

• Devi sapere perché sei lì

• cosa porti che è solo tuo

• quale punto di vista può arricchire quella conversazione.

Quel posto te lo sei conquistato, ma devi continuare a occuparlo con consapevolezza, non per legittimarti, ma per incidere.

2. Prepara la tua mente

Prima della riunione, fermati anche solo un minuto e fissa tre intenzioni chiare:

• Come vuoi essere percepito?

• Che tipo di presenza vuoi proiettare?

• Stai entrando con passività o con intenzione? Con timidezza o con sicurezza?

3. Rafforza le tue competenze

In contesti con executive di alto livello, se non sai cosa dire la tentazione di cavartela con una “domanda intelligente” è forte, ma non sempre funziona.

Meglio evitare interventi generici, ma portare fatti, dati e domande strategiche. Lavorare sulla preparazione ti permette di parlare meno, ma in maniera piú incisiva.

4. Proietta la tua presenza, non solo il tuo ruolo

Essere presente e sembrare all'altezza della riunione è un segnale forte e va comunicato. Io consiglio sempre di:

• Accendere la videocamera. Nascondersi non ti rende più professionale.

• Non lavorare mentre gli altri parlano. Se non li ascolti, perché dovrebbero farlo loro?

• Se la riunione è presenziale, lascia il pc al tuo desk. Controllare le e-mail mentre qualcuno presenta non è multitasking, è disinteresse (e maleducazione).

RIFLESSIONE FINALE

Sì, lo so: prepararsi per una riunione richiede tempo… e il tempo, spesso, è la risorsa più scarsa.
Ma se inizi a investire anche solo pochi minuti prima di un meeting per allineare il tuo valore, con le tue competenze e la tua presenza, vedrai dei cambiamenti importanti: non solo nelle parole che dirai, ma nel modo in cui ti sentirai mentre le dici.

A quel punto, non cercherai più conferme negli sguardi degli altri. Perché le avrai già costruite dentro di te.
Con intenzione, non con ansia.

Alla prossima!
Silvia